EL GENERADOR DE LISTADOS Y FICHEROS DE SALIDA DE SENU

Este es el manual de usuario del GENERADOR de listados e informes de SENU.

Existe un manual de usuario de SENU completo en la dirección de Internet de la Consejería de Educación y Ciencia de la Junta de Andalucía.

El programa GENERADOR pretende realizar listados no contemplados directamente en la Gestión SENU y hacer posible que estos puedan ser impresos directamente o ser exportados a cualquier procesador de texto. Además podrán ser utilizados como ficheros secundarios para una fusión (mailing) en WordPerfect si así se desea.

El menú de arranque es el que aparece a continuación:

Pulsando en GENERADOR se nos abre la pantalla que sigue:

En ella elegimos, como primer paso, qué fichero, de los cuatro disponibles, vamos a utilizar para el listado deseado, es lo que llamamos SELECCIÓN DEL FICHERO DE EXTRACCIÓN DE DATOS.

Tras dicha elección aparece la siguiente pantalla:

Cuando hacemos un listado nos preguntamos en primer lugar quién debe aparecer en el mismo, o sea qué condiciones habremos de poner a los registros para que sean seleccionados para la salida. En resumen hacemos un FILTRO del fichero seleccionado y escogemos un subconjunto de él.

Ejemplos:

Alumnos de 3º B.

Alumnos nacidos en 1980 y matriculados en religión.

Padres de todos los alumnos de E.S.O..

El generador obtiene el subconjunto deseado mediante la opción FILTRO.

Luego nos preguntamos qué datos queremos ver en dicho listado, o sea cuántas columnas tendrá el listado y qué contenido tendrá cada una.

El generador selecciona el contenido de un listado mediante la opción CAMPOS.

En realidad tanto en FILTRO como en CAMPOS lo que se hace es filtrar la información. En el primer caso se filtran los registros eligiendo unos y no otros y en el segundo caso se filtran los campos eligiendo unos y no otros. Es por ello que más adelante hablaremos de filtro en general como el conjunto de las dos acciones: FILTRO y CAMPOS.

Cuando ya hemos grabado qué listado queremos (CAMPOS) y de quién lo queremos (FILTRO), solo nos queda pulsar EJECUCIÓN para que el listado se genere.

Tras la EJECUCIÓN aparecerá en la pantalla una tabla con el listado encolumnado que hayamos definido.

En resumen, los pasos que se deben seguir para GENERAR un listado son:

• SELECCIÓN del fichero de extracción de datos.
• FILTRO: Selección de los registros que contendrá el listado.
• CAMPOS: Selección de las columnas que contendrá el listado.
• EJECUCIÓN: Obtención del listado seleccionado.
• EDICIÓN: Vuelve a mostrar el listado generado con anterioridad.

Pasamos a aclarar dichos pasos:

Elegiremos:

ALUMNOS/PADRES:

Si queremos obtener una salida de alumnos, de padres o que combine ambos datos.

PERSONAL:

Si queremos obtener un listado del personal, tanto docente como no docente.

PREINSCRIPCIÓN:

Si queremos obtener la salida sobre datos de la última preinscripción efectuada en el centro.

ASIGNATURA:

Si el listado que queremos obtener hace referencia a alguna asignatura concreta.

Tras la elección del fichero de extracción de datos aparecen las opciones que hay que recorrer para obtener la Base de Datos (B.DD.) deseada. Aclararemos las opciones una a una:

FILTRO:

Grabación de las condiciones que deben cumplir los registros para ser seleccionados para la salida.

Se ejecutará el programa llamado FILTRO y se grabarán las condiciones que se deseen para los campos que se quieran.

Las condiciones serán de tipo diferente dependiendo del tipo de campo al que se vaya a imponer:

Para los campos de caracteres podremos imponer que coincida, empiece, termine, contenga o no contenga la cadena de caracteres que queramos. Si el campo es codificado la cadena de comparación podremos verla pulsando F2.

También podemos imponer que el campo esté VACÍO o que no lo esté.

Una excepción a lo anterior es el año académico que solo podemos hacerlo COINCIDIR con el que deseemos.

Para los campos de fecha y numéricos podemos imponer que se encuentren entre dos valores. Los valores extremos se entenderá que cumplen la condición.

Pondremos extremos vacíos cuando queramos imponer campos vacíos en campos de fecha y numéricos.

Para los campos lógicos como el caso de DOCENTE o NO DOCENTE, pondremos S o N según lo deseado.

Observe que la condición de que el año académico sea el actual, es una condición que viene ya grabada porque se considera que la mayoría de los listados será del curso actual. No obstante si desea listados de otros años puede modificar esta condición inicial.

En caso de haber elegido el fichero de PERSONAL para la extracción de datos las condiciones iniciales son "personal docente" y "no dado de baja". El fichero de preinscripciones no tiene condiciones iniciales grabadas, el de asignaturas tiene como condición por defecto el curso actual.

Las condiciones iniciales son modificables por el usuario.

Los campos codificados pueden consultarse pulsando F2, en el momento en que estamos escribiendo la cadena con la que vamos a comparar. Si consultamos una concatenación de campos como es el caso de CICLO-RAMA-CURSO-GRUPO podemos ver la secuencia completa pero al dar Enter solo copiará el primer campo, nosotros deberemos escribir el resto después de haberlo visto con F2.

Después de imponer las condiciones que hemos querido, el resultado del filtro queda reflejado en la pantalla que sigue:

Si impone una condición a un campo y luego quiere suprimirla, colóquese sobre el campo en cuestión y pulse Supr.

Para dar por finalizada la selección de registros pulse Esc.

Selección de los campos que se desean para la salida.

Se ejecutará el programa llamado CAMPOS.

Pulsaremos Enter sobre el campo que deseemos ocupe la primera columna, luego sobre el que queremos que sea el segundo y así sucesivamente.

El programa pondrá automáticamente el orden, anchura y cabecera asignados a dicho campo. No obstante si repetimos Enter sobre un campo asignado podremos modificar estos datos con ciertas restricciones:

No podemos poner un orden a una columna sin que exista el inmediatamente anterior. Sin embargo podemos poner como orden de una columna el dejado vacante por una supresión.

No podemos modificar la anchura de los campos numéricos ni de los de fecha.

NOTAS:

Si selecciona para la salida un campo codificado que luego piensa descodificar, no olvide poner el ancho suficiente para que la descodificación pueda leerse y la cabecera apropiada al contenido que finalmente vaya a tener la columna.

El resultado de esta selección aparece en la pantalla que ponemos a continuación:

En la parte inferior de la pantalla aparecerán la anchura del registro seleccionado y la anchura prevista del posible impreso. Tenga en cuenta que la anchura del registro depende solo de la anchura seleccionada por los campos que componen las columnas, pero la anchura impresa depende además de las cabeceras y separación de columnas y de la numeración de los registros que en el impreso se añade.

Teclas disponibles:

Supr	Elimina un campo de salida después de haberlo seleccionado.
Inicio	Elimina todas las selecciones efectuadas.
Esc	Da por finalizada la selección de campos de salida.

EJECUCIÓN:

Ejecución y obtención del resultado de la petición efectuada.

Se ejecutará el programa llamado EJECUCIÓN y aparecerá la pantalla que mostramos:

El tiempo que emplee el programa en obtener el resultado deseado dependerá del tamaño de las BB.DD. origen y destino y de la rapidez del ordenador con el que se esté trabajando. Para hacerse una idea se ha comprobado en un centro con muchos alumnos, que la misma tarea ejecutada en un ordenador rápido y en otro lento ha culminado en 12 segundos y 7 minutos respectivamente.

Terminada la ejecución, aparecerá en pantalla la B.DD. de salida que siempre vendrá originalmente en orden (alfabético de alumnos para el fichero alumnos/padres, de personal para el fichero de personal, de alumnos para el fichero de preinscripción y por expediente de alumnos para el fichero de asignaturas).

Si el número de registros y/o campos es suficientemente grande, la B.DD. no cabrá en la pantalla. Para movernos por ella podemos utilizar las siguientes teclas:

Flecha arriba	Retrocede un registro.
Flecha abajo	Avanza un registro.
Flecha izquierda	Pasa al campo de la izquierda del mismo registro.
Flecha derecha	Pasa al campo de la derecha del mismo registro.
Re.Pág	Retrocede una pantalla entera de registros.
Av.Pág	Avanza una pantalla entera de registros.
Inicio	Pasa al campo más a la izquierda de los que vemos en la pantalla.
Fin	Pasa al campo más a la derecha de los que vemos en la pantalla.
Control-Re.Pág	Retrocede hasta el primer registro de la B.DD. de salida.
Control-Av.Pág	Avanza hasta el último registro de la B.DD.
Control-Inicio	Pasa al primer campo de la B.DD.
Control-Fin	Pasa al último campo de la B.DD.

En la parte inferior del marco de la B.DD. aparecerá el número de registros de la misma y el orden del registro actual (siempre con respecto al formato original).

A su derecha aparece la anchura que tendría el impreso y por último una referencia a si hemos ordenado (O), suprimido (Supr) o eliminado repetidos (R) para dejar constancia de si la B.DD. está en formato original o no.

Estos últimos aspectos se explican a continuación.

ACCIONES QUE PODEMOS EJECUTAR CUANDO DEMOS POR BUENA LA B.DD. EN PANTALLA

ORDENAR: ( Pulsación de la tecla O)

Si el orden de los registros de salida no es el deseado, nos colocaremos en la columna por la que queremos ordenar y pulsaremos la tecla O.

Si la ordenación que queremos es más compleja porque deseamos ordenar por varios campos (por ejemplo: CURSO y GRUPO), nos colocaremos en primer lugar en la columna CURSO y pulsaremos O, luego nos colocaremos en la columna GRUPO y de nuevo pulsaremos O; la aplicación nos preguntará si esta es una nueva ordenación o debe añadirse como secundaria a la anterior, el usuario contestará ORDENACIÓN SECUNDARIA en nuestro ejemplo.

La respuesta NUEVA ORDENACIÓN se emplea para hacer varias ordenaciones independientes.

Las ordenaciones modifican el formato original de la B.DD. por ello se anotará en el marco la clave O.

IMPRIMIR: (Pulsación de la tecla I)

Se trata de la impresión de la B.DD. que estamos viendo en la pantalla. Si elegimos esta opción se nos pedirán dos nuevos datos necesarios en algún caso:

La cabecera general del listado. La cabecera general es opcional.

El campo de ruptura del listado. También es opcional.

Si en una ordenación por CURSOS y GRUPOS queremos saltar página cuando un grupo acabe, le indicaremos al programa que salte página cuando cambie el GRUPO. El usuario debe poner como nombre de esta columna exactamente lo que lee en la cabecera de la misma en la pantalla. En realidad no es necesario que escriba completa la cabecera, pero sí lo suficiente para que no pueda confundirse con otra columna.

Como con carácter general en SENU, tras el mandato de impresión se podrá elegir entre la salida editada por pantalla (EDITAR) o la salida directa a la impresora (IMPRIMIR):

DESCODIFICAR: (Pulsación de la tecla D)

Si situados sobre una columna de códigos (ciclos, idiomas, cargos del personal, etc.) pulsamos D la columna se descodificará.

La descodificación se puede hacer antes o después de una posible ordenación, pero los resultados pueden ser distintos. En ambos casos la columna quedará descodificada pero en el primer caso por orden de descripción de dichos campos y en el segundo por orden de códigos.

La descodificación efectuada se incluirá en el formato original de salida, o sea tras una reedición las columnas descodificadas continuarán descodificadas.

Tenga presente que una columna descodificada debería tener la anchura y cabecera apropiadas a la descodificación efectuada.

SUPRIMIR UN REGISTRO:(Pulsación de la tecla Supr)

Si de la B.DD. en pantalla queremos eliminar un registro, basta con situarse en él y pulsar la tecla Supr. Evidentemente el registro se borra de la B.DD. de salida, NO de la B.DD. de SENU.

Las supresiones modifican el formato original de la B.DD. por ello se anotará en el marco la clave Supr.

CONVERTIR A FICHERO ASCII: (Pulsación de la tecla A)

Genera un fichero llamado SEC???.ASC que puede ser leído por cualquier procesador de texto.

Los signos ??? dependerán del tipo y número de usuario que genera el fichero. Por ejemplo el fichero podría llamarse SECA01.ASC si el usuario que lo generó fue el número 1 (01) y es administrador (A) de la B.DD.

No obstante al final, puede identificar al fichero ASCII recién creado con el nombre que desee; la extensión. ASC la pondrá automáticamente el programa.

En cualquier caso el fichero quedará grabado en el directorio ENLACE de SENU.

CONVERTIR A FICHERO SECUNDARIO PARA WORDPERFECT: (Pulsación de la tecla W)

Genera un fichero llamado SEC???.WKB que puede ser leído como fichero secundario para la fusión en WordPerfect. Para que la lectura de datos sea correcta, tras la importación en WordPerfect debería regrabarse en el directorio de datos de WP para que tome el formato de la versión de WP correspondiente.

La explicación de ??? y el directorio que alberga al fichero están ya indicados en el punto anterior.

No obstante al final, puede identificar al fichero de fusión para WP recién creado con el nombre que desee; la extensión. WKB la pondrá automáticamente el programa. También en este caso se guardará en el subdirectorio ENLACE de SENU.

BORRAR LOS REGISTROS REPETIDOS: (Pulsación de la tecla R)

Pulsando R se ordenará la B.DD. por la columna donde estemos posicionados y se eliminarán todos los registros que tengan este campo repetido con respecto al registro anterior, de forma que todos los registros con dicho campo repetido quedarán en uno solo, el primero de ellos.

Esto podría ser útil cuando se quiera hacer un listado de padres y queramos eliminar la repetición de padres con varios hijos en el centro.

La eliminación de repetidos modifica el formato original de la B.DD. por ello se anotará en el marco la clave R.

EDICIÓN:

Reedición de una B.DD.:

Si una vez seleccionada una B.DD. de salida salimos de ella pulsando la tecla Esc, podremos volver a ella ejecutando el programa EDICIÓN, por lo tanto de esta forma no tendríamos que ejecutar de nuevo, sin embargo debe tenerse en cuenta que cuando reeditamos una B.DD. la nueva edición se realiza en el formato original por lo tanto no se consideran las posibles ordenaciones y borrados que hayan podido realizarse en la primera edición, que habría que repetir si se desean. La reedición sí contemplará las descodificaciones efectuadas en la edición previa de la B.DD..

Otras cuestiones de interés:

Si realizamos dos ejecuciones consecutivas de BB.DD. de idéntica longitud de registro, el programa nos preguntará si deseamos fundir ambas BB.DD. o la segunda debe sustituir a la primera; para ello contestaremos AÑADIR para que la segunda B.DD. se ponga tras la primera y NO AÑADIR si queremos que la segunda sustituya a la primera en la pantalla.

Cuando hemos concluido el trabajo pulsamos repetidamente Esc para abandonar el Generador. Antes de la salida se nos ofrecerá la posibilidad de grabar los datos del filtro recién creado para usos posteriores.

Si acepta la propuesta de grabación de los datos de un filtro (GRABAR), deberá dar un nombre a dicho filtro para su localización futura, ponga cuidado porque si pone como nombre uno que ya existía, el nuevo filtro sustituirá al antiguo.

No se admiten como nombres los que coincidan con los nombres de los ficheros de SENU y además el nombre solo admitirá letras y números.

No olvide que los filtros grabados que contengan referencias al curso actual deberán ser revisados cada año en este aspecto.

La extensión de los distintos filtros grabados será DB1, DB2, DB3 o DB4 según que el fichero de extracción de datos sea ALUMNOS/PADRES, PERSONAL, PREINSCRIPCIÓN o ASIGNATURAS.

Basta entrar en el Generador y pulsar EJECUCIÓN sin haber seleccionado ningún CAMPO para la salida. El programa entenderá que queremos cargar uno previamente grabado por lo que pondrá en una tabla en orden alfabético, todos los que disponga correspondientes al fichero de extracción solicitado. Posteriormente elegiremos el que deseamos y los datos quedarán cargados tanto en FILTRO como en CAMPOS, de esta manera ya podremos EJECUTAR sin problemas.

Si tenemos cargado un FILTRO y deseamos cargar otro, entraremos en CAMPOS pulsaremos Inicio para eliminar la salida, posteriormente salimos de CAMPOS y pulsamos EJECUCIÓN, con lo cual estamos como en el párrafo anterior.

Observe que los filtros grabados pueden borrarse del disco, pulsando Supr cuando se nos muestran para la selección.

Supongamos que queremos el censo de padres (padres y madres) de los alumnos del 2º Ciclo de Secundaria Obligatoria (Ciclo 502) y que queremos que en dicho censo contenga el nombre del padre (padre o madre), el domicilio, la localidad y el código postal.

ELECCIÓN DEL FICHERO DE SALIDA:

Elegiremos ALUMNOS/PADRES porque queremos un listado de padres.

FILTRO:

Además del filtro que el programa carga automáticamente que es que el año académico coincide con el actual, nosotros imponemos que el ciclo debe coincidir con 502.

CAMPOS:

Grabamos los campos de salida que queremos en el orden deseado. Seleccionamos en orden los campos: Nombre del padre, domicilio familiar, localidad y código postal.

EJECUCION:

Al ejecutar, la B.DD. resultante contendrá los datos requeridos pero solo de los padres.

A esta B.DD. habrá que añadirle una idéntica pero con los nombres de las madres, para ello manteniendo el mismo FILTRO pasaremos a CAMPOS y eliminaremos el campo NOMBRE DEL PADRE de orden 1 por el de NOMBRE DE LA MADRE y pondremos mucho cuidado de poner el mismo orden, o sea 1, la misma anchura que la que pusimos antes y como cabecera algo que haga referencia a que al final el listado tendrá padres y madres, algo como: PADRE O MADRE.

Con los datos anteriores volvemos a ejecutar y se crea una segunda B.DD. idéntica a la primera pero con los datos de las madres.

La aplicación detecta que esta segunda B.DD. tiene la misma longitud de registro que la primera (130 caracteres) por lo que nos pide que le indiquemos si debe añadirla a la anterior o sustituirla:

Se le indica que deseamos añadirla a la anterior y la B.DD. de las madres se pone a continuación de la anterior de padres.

Es conveniente observar que las BB.DD. por separado están en orden alfabético pero de alumnos, lo que no se puede observar al no haber elegido el nombre del alumno para la salida.

Solo falta:

-Ordenar en orden alfabético de padres (padre o madre)

-Eliminar los padres o madres que estén vacíos, por no existir o no estar grabados.

-Eliminar los padres repetidos por tener varios hijos.

Todo lo anterior se resuelve poniéndonos en la columna del nombre del PADRE o MADRE y pulsando la tecla R, que ordenará y eliminará los repetidos de un solo golpe.

Con la pulsación de R además todos los nombres vacíos los dejará en solo uno. Ese último registro vacío lo borraremos pulsando Supr sobre él.

Al final quedará la B.DD. solicitada que podrá ser impresa, exportada, etc.

Por ser este un proceso que une dos BB.DD. no podemos grabarlo directamente como un fichero generador único. Podemos grabar los dos procesos: lista de padres y lista de madres en dos filtros por separado con nombres distintos y luego ejecutarlos consecutivamente añadiendo la segunda B.DD. a la primera.