¿Qué es una base de datos?

    Una Base de datos es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos. Por ejemplo, podemos utilizar Access para llevar la gestión de fichas de los artículos de nuestro almacén, introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora, etc.   Podemos por ejemplo realizar consultas tales como ¿qué artículo se ha vendido más este mes? ¿qué clientes compran un determinado artículo? ¿cuál es la ganancia total del mes? etc.

    Nos vamos a centrar sobre todo en el capítulo de crear, modificar etc una base de datos sin utilizar el asistente. El asistente es un programa que nos va guiando paso a paso a la hora de crear una tabla, un formulario, una consulta, etc. ¿Y porqué de esta forma? Porque así vemos de dónde sale cada cosa. Así aprendemos a modificar un campo, un formulario, etc a nuestro gusto.

Iniciar Access 2000

    Cuando ponemos en funcionamiento el programa, nos aparece una pantalla de inicio donde se nos pregunta si queremos:

  • Crear una base de datos en blanco.
  • Utilizar el asistente para crear una base de datos
  • Abrir una base de datos existente

Como hemos dicho que todo el trabajo será a mano, pasaremos totalmente del asistente y escogeremos la opción Base de datos en blanco. Seguidamente nos aparecerá la típica ventana donde se nos pide el nombre de la base de datos que se creará.

La primera base de datos

Vamos a comenzar creando una sencilla base de datos que podría servir para gestionar un gimnasio. Esta primera base de datos servirá como ejemplo para comenzar a ver muy por encima los pasos necesarios para trabajar con ella. A lo largo del curso crearemos otra base de datos más completa y veremos opciones avanzadas utilizando esa base de datos. De momento esta primera toma de contacto nos irá bien para familiarizarnos con el programa. Colocaremos un nombre a nuestra base de datos como por ejemplo, Gimnasio y aceptaremos el cuadro de diálogo. Access colocará automáticamente al archivo la extensión MDB. Seguidamente, aparecerá ante nuestros ojos la pantalla inicial para empezar a crear nuestra base de datos:

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   Observemos que en la ventana aparecen una serie de opciones en la parte izquierda:

Objetos de la Base de Datos

Tablas: unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características. Más adelante veremos qué es un campo.

Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...)

Formularios: elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.

Informes: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.

Macros: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas.

Módulos: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

 

Una base de datos comienza con el diseño de una tabla. Para ello, es necesario plantearse primero qué datos necesitamos. En nuestro ejemplo, necesitaremos:

  • Matrícula
  • Nombre, apellidos, dirección, etc, del alumno
  • Actividad que realiza
  • Cuota mensual
  • Observaciones

    Evidentemente que esta base de datos es demasiado sencilla, pero nos servirá para nuestro objetivo. Vamos a ver primero unos conceptos básicos en el diseño de una BD (en adelante abreviaremos de esta forma la palabra Base de Datos).

Campo: unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el Nombre de una persona

Registro: conjunto de campos. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

Base de datos: conjunto de registros total.

Observa la siguiente ilustración:

foto2.jpg - 10242 Bytes Este sería el primer registro de una base de datos compuesto por 4 campos: (nombre, apellido1, teléfono y provincia)

 

   Para crear una tabla sigue estos pasos:

  • Pulsa Click en el botón Nuevo situado a la derecha de la ventana

Aparece una ventana con varias opciones:

Vista Hoja de Datos: podemos introducir directamente los datos

Vista diseño: para definir los campos y sus características

Asistente para tablas: un programa nos guía automáticamente en la creación de los campos de la tabla

Importar y Vincular tablas: para cargar una tabla externa

  • Escoge la opción Vista diseño

Ahora aparece la ventana principal del diseño de los campos de la BD. Desde aquí podemos definir qué tipo de campos aparecerán en la BD. Observamos tres columnas: Nombre de campo, Tipo de datos y Descripción. Para comenzar:

  • Escribe como nombre de campo: Nombre y pasa a la columna siguiente pulsando Intro, con la flecha de desplazamiento o con un simple Clic del ratón.

En la segunda columna aparece una lista desplegable. Puedes desplegarla y observar que aparecen varias opciones correspondientes a los diferentes tipos de campo que podemos crear. Por ejemplo, nuestro primer campo (Nombre) servirá para introducir el nombre de una persona, es decir, introduciremos simples caracteres como letras o números. Por tanto, será del tipo Texto. Si por ejemplo definimos un campo del tipo Numérico, nos aseguramos que posteriormente sólo podremos introducir números en dicho campo. Las características de cada campo son las siguientes:

 

Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255

Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres

Numérico: para introducir números

Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora

Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario

Auto numérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido

Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo si queremos un contenido del tipo Sí/No, Verdadero/Falso, etc.

Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.

Hipervínculo: podemos definir un enlace a una página Web

Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

  • Introduce los siguientes nombres de campos (observa el tipo de dato de cada uno)

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Cuando introducimos un campo, en la parte inferior de la ventana aparecen unos campos para definir otro tipo de características. De momento no te preocupes por ello. Más adelante veremos cómo modificarlo. Bien, ahora vamos a guardar la tabla.


Antes de guardar la tabla vamos a ver qué es un campo clave.

Un campo clave es un campo con una característica especial (la clave) que hace que ese campo no se repita en ningún registro de la BD. Un campo clave incrementa además la velocidad de los procesos del tipo Consultas o Formularios. Lógicamente, no podemos introducir como campo clave el campo Nombre, por ejemplo.

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Introducir datos

La forma de introducir datos es sumamente sencilla:

Aparece una pantalla en forma de tablas de columnas (al estilo de Excel) donde podemos introducir los datos de los campos. Para desplazarnos, pulsaremos la tecla de tabulación o un clic en la siguiente casilla. Para el primer campo no hace falta escribir nada, ya que es auto numérico. Introduce algunos registros para probar. Para pasar de un registro a otro, simplemente pulsa Intro.

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Para salir de la tabla, utiliza alguno de los dos métodos anteriormente descritos (cierra la ventana o accede a Archivo - Guardar). Una vez guardada la tabla podemos modificar el contenido de los campos pulsando de nuevo el botón Abrir para añadir más registros o modificar los ya existentes.